Polityka prywatności

Data obowiązywania: 24 sierpnia 2026 r.
Ostatnia aktualizacja: 3 września 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie firma360.pro, kontach użytkowników oraz aplikacji mobilnej Firma360.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:
Osoba fizyczna: Artur Tworek
e-mail: kontakt@firma360.pro

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Firma360 możemy przetwarzać między innymi:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• identyfikator i dane konta,
• dane firmy lub działalności,
• NIP oraz inne dane przedsiębiorcy,
• dane profilu firmy lub freelancera,
• informacje o usługach i obszarze działania,
• zapytania klientów i oferty wykonawców,
• dane związane z realizacją zlecenia,
• treść wiadomości prywatnych,
• opinie i oceny,
• portfolio, zdjęcia, grafiki i inne materiały użytkownika,
• dane dotyczące pakietów i rozliczeń,
• adres IP i dane techniczne połączenia,
• dane sesji, logowania i bezpieczeństwa,
• informacje dotyczące zgód i preferencji,
• dane techniczne aplikacji mobilnej.

3. Dane dotyczące materiałów AI

Jeżeli Firma360 udostępnia mechanizm oznaczania treści wygenerowanych lub zmodyfikowanych przy użyciu sztucznej inteligencji, możemy przechowywać również:

• informację, czy użytkownik zadeklarował wykorzystanie AI,
• rodzaj deklaracji, np. materiał wygenerowany lub istotnie zmodyfikowany,
• identyfikator materiału, którego dotyczy deklaracja,
• identyfikator użytkownika dokonującego deklaracji,
• datę i czas dokonania albo zmiany oznaczenia,
• informacje dotyczące działań moderacyjnych związanych z materiałem.

Informacje te mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia transparentności Platformy, wykonania umowy z użytkownikiem, przeciwdziałania wprowadzającym w błąd treściom oraz wykazania historii oznaczenia materiału.

Jeżeli w przyszłości Firma360 wprowadzi automatyczny system analizujący materiały w celu wykrywania treści AI, sposób takiego przetwarzania zostanie odpowiednio opisany w niniejszej Polityce lub w dodatkowej informacji przekazywanej użytkownikowi.

4. Dane aplikacji Android

Podczas korzystania z aplikacji Firma360 na Androidzie możemy przetwarzać dane techniczne potrzebne do działania aplikacji i powiadomień, w szczególności:

• identyfikator instalacji aplikacji,
• wersję aplikacji,
• wersję systemu Android,
• ogólne informacje techniczne o urządzeniu,
• status zgody na powiadomienia,
• token służący do dostarczania powiadomień push,
• identyfikatory techniczne powiadomień,
• informację o ich wysłaniu lub otwarciu,
• czas zdarzeń technicznych związanych z aplikacją.

Firma360 nie potrzebuje numeru IMEI, numeru seryjnego telefonu ani adresu MAC do standardowego działania aplikacji.

Podstawowe funkcje aplikacji nie wymagają stałego dostępu do precyzyjnej lokalizacji GPS telefonu.

5. Powiadomienia push

Aplikacja może korzystać z infrastruktury służącej do dostarczania powiadomień, w tym Firebase Cloud Messaging.

Powiadomienia funkcjonalne mogą informować np. o nowej wiadomości, zmianie statusu albo innym zdarzeniu dotyczącym konta.

Status zgody na powiadomienia oraz preferencje poszczególnych kategorii mogą być przechowywane w celu respektowania wyboru użytkownika.

Marketing za pomocą powiadomień push nie wynika automatycznie ze zgody na powiadomienia funkcjonalne.

6. Cele i podstawy przetwarzania

6.1. Utworzenie i obsługa konta

Przetwarzamy dane w celu utworzenia konta, logowania i udostępnienia funkcji Platformy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub działania podejmowane na żądanie użytkownika przed jej zawarciem.

6.2. Profile, usługi i materiały publiczne

Dane są przetwarzane w celu publikacji profilu, usług, portfolio, zapytań, ofert, opinii i innych treści zgodnie z działaniem wybranej funkcji Platformy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w odpowiednim zakresie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6.3. Wiadomości i realizacje

Dane są przetwarzane w celu zapewnienia systemu komunikacji i organizacji współpracy pomiędzy użytkownikami.

Podstawą jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6.4. Transparentność materiałów AI

Informacja o zadeklarowanym wykorzystaniu AI może być przetwarzana w celu oznaczenia treści, zapewnienia przejrzystości Platformy, przeciwdziałania wprowadzaniu odbiorców w błąd oraz egzekwowania Regulaminu.

Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz prawnie uzasadniony interes Administratora wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapewnieniu wiarygodności i bezpieczeństwa Platformy.

6.5. Płatności i rozliczenia

Dane są przetwarzane w celu realizacji zakupionych usług i pakietów.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie dokumentacji wymaganej przez przepisy podatkowe i rachunkowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6.6. Bezpieczeństwo

Logi, dane techniczne i informacje o aktywności mogą być wykorzystywane do ochrony kont, wykrywania ataków, spamu, fraudów i innych nadużyć.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6.7. Reklamacje, moderacja i roszczenia

Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi reklamacji i zgłoszeń, moderacji treści oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO zależnie od charakteru sprawy.

6.8. Wiadomości systemowe

Możemy wysyłać wiadomości niezbędne do obsługi konta lub bezpieczeństwa, np. aktywację konta, reset hasła, kody zabezpieczające, informacje o statusach lub ważnych zmianach Platformy.

6.9. Marketing

Marketing bezpośredni i informacje handlowe przesyłane kanałami elektronicznymi są realizowane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz została uzyskana zgoda wymagana przez obowiązujące przepisy.

Samo utworzenie konta, instalacja aplikacji lub akceptacja Regulaminu nie oznacza automatycznej zgody na marketing.

6.10. Newsletter Firma360

Administrator może prowadzić dobrowolny newsletter zawierający informacje o nowych funkcjach, rozwoju platformy, aktualnościach oraz innych treściach związanych z Firma360. Wiadomości mogą zawierać informacje handlowe, w tym marketing bezpośredni.

W związku z newsletterem Administrator może przetwarzać w szczególności adres e-mail, identyfikator Użytkownika w przypadku osoby posiadającej Konto, status zapisu, datę udzielenia i wycofania zgody, źródło zgody, wersję oraz treść oświadczenia zgody, skrót kontrolny treści zgody, historię zmian zgody oraz dane techniczne niezbędne do prawidłowej synchronizacji statusu newslettera. Dostawca usługi newsletterowej może również przetwarzać informacje techniczne dotyczące dostarczenia wiadomości, rezygnacji z subskrypcji, odbicia wiadomości lub zgłoszenia spamu, jeśli wystąpią w związku z obsługą kampanii.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w celu prowadzenia newslettera jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą. Korzystanie z komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, odbywa się po uzyskaniu uprzedniej zgody wymaganej przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgoda na newsletter jest dobrowolna, odrębna od akceptacji Regulaminu oraz od potwierdzenia zapoznania się z Polityką prywatności. Brak zgody albo jej późniejsze wycofanie nie ogranicza możliwości korzystania z funkcji Firma360 niezwiązanych z newsletterem. Newsletter jest również odrębnym kanałem od wiadomości systemowych niezbędnych do obsługi Konta, bezpieczeństwa, realizacji usług, płatności lub wykonania obowiązków prawnych.

Do technicznej obsługi listy odbiorców i wysyłki newslettera Administrator korzysta z MailerLite. W przypadku klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego usługodawcą jest MailerLite Limited, 88 Harcourt Street, Dublin 2, D02 DK18, Irlandia. W zakresie danych odbiorców newslettera MailerLite działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora i może korzystać z dalszych upoważnionych podmiotów przetwarzających zgodnie z obowiązującą umową powierzenia przetwarzania danych.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Użytkownik posiadający Konto może zmienić ustawienie newslettera w swoim Koncie, a odbiorca newslettera może również skorzystać z mechanizmu rezygnacji dostępnego w otrzymanej wiadomości. Informacja o rezygnacji przekazana przez MailerLite może zostać automatycznie zsynchronizowana z Firma360 w celu niezwłocznego uwzględnienia wycofania zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Adres e-mail pozostaje na aktywnej liście newsletterowej do chwili wycofania zgody, usunięcia Konta powiązanego z zapisem, zakończenia prowadzenia newslettera albo wystąpienia innej podstawy powodującej zakończenie wysyłki. Informacje stanowiące dowód udzielenia lub wycofania zgody oraz historia jej zmian mogą być przechowywane po zakończeniu aktywnego zapisu przez okres niezbędny do wykazania zgodności z obowiązkami prawnymi Administratora albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż wymagają tego właściwe okresy przedawnienia. Po ustaniu tych celów dane są usuwane albo anonimizowane.

Usunięcie Konta powoduje zakończenie aktywnego zapisu do newslettera powiązanego z tym Kontem. Rezygnacja z newslettera nie wpływa na możliwość wysyłania wiadomości systemowych niezbędnych do działania Konta, bezpieczeństwa, realizacji usług, rozliczeń lub wykonania obowiązków prawnych.

7. Dane publiczne

Informacje publikowane w publicznym profilu, ofercie, portfolio, zapytaniu lub opinii mogą być widoczne dla innych użytkowników oraz, zależnie od ustawień Platformy, dla wyszukiwarek internetowych.

Użytkownik nie powinien umieszczać w publicznych polach danych, które powinny pozostać poufne.

8. Dane przedsiębiorców i rejestry publiczne

Firma360 może wykorzystywać dane z publicznych rejestrów przedsiębiorców w celu weryfikacji lub uzupełnienia informacji podanych przez użytkownika, jeżeli dana funkcja jest aktywna.

9. Lokalizacja i mapy

Lokalizacja prezentowana w Firma360 pochodzi przede wszystkim z informacji podanych przez użytkownika.

Nazwa miejscowości lub adres może być przekazywany do zewnętrznej usługi mapowej lub geokodowania w celu ustalenia punktu na mapie.

Publiczna prezentacja lokalizacji może być celowo ograniczana do miasta, województwa lub przybliżonego obszaru.

10. Matching, Digital Score i profilowanie

Firma360 może automatycznie analizować dane dostępne w Platformie w celu dopasowania zapytań do wykonawców, uporządkowania wyników lub obliczenia pomocniczego wskaźnika takiego jak Digital Score.

W określonych przypadkach może to stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.

Mechanizmy te mają charakter pomocniczy i co do zasady nie mają podejmować wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających.

Jeżeli Firma360 wprowadzi mechanizm podlegający art. 22 RODO, użytkownicy otrzymają wymagane informacje i prawa.

11. Inne funkcje sztucznej inteligencji

Firma360 może w przyszłości udostępniać funkcje wykorzystujące zewnętrzne lub własne systemy AI.

Jeżeli użytkownik będzie bezpośrednio korzystał z takiej funkcji, może zostać poinformowany, że wchodzi w interakcję z systemem AI.

Jeżeli korzystanie z funkcji będzie wymagało przekazania danych zewnętrznemu dostawcy AI, użytkownik otrzyma odpowiednią informację dotyczącą przetwarzania.

Nie należy wprowadzać do narzędzi AI danych szczególnie chronionych, tajemnic przedsiębiorstwa ani danych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne i nie istnieje właściwa podstawa do takiego przetwarzania.

12. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym działanie Firma360, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom kopii bezpieczeństwa i bezpieczeństwa IT,
• dostawcom systemów powiadomień push,
• dostawcom map i geokodowania,
• dostawcom systemów antyspamowych,
• operatorom płatności, jeżeli są wykorzystywani,
• dostawcom usług księgowych i prawnych,
• dostawcom technologii AI w przypadku aktywowania odpowiednich funkcji,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

13. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza EOG.

W takich przypadkach Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne dopuszczalne prawnie zabezpieczenia.

14. Okres przechowywania danych

Dane konta są przechowywane przez okres korzystania z Firma360, a następnie przez okres wymagany prawem lub uzasadniony potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dokumentacja rozliczeniowa jest przechowywana przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

Informacje dotyczące zgód mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykazania, kiedy i w jakim zakresie zostały udzielone lub wycofane.

Logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres odpowiedni do celu ochrony Platformy i wyjaśniania incydentów.

Informacja o deklaracji AI może być przechowywana tak długo jak materiał jest publikowany, a po jego usunięciu przez okres potrzebny do obsługi zgłoszeń, moderacji, roszczeń lub wykazania historii działań związanych z materiałem.

Niektóre dane mogą znajdować się przez ograniczony czas w rotowanych kopiach bezpieczeństwa.

15. Usuwanie konta

Użytkownik może skorzystać z dostępnej funkcji usunięcia konta albo skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@firma360.pro.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Dane mogą zostać zachowane, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

16. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO użytkownik może mieć prawo do:

• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wnioski można kierować na adres: kontakt@firma360.pro.

17. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

18. Cookies i podobne technologie

Firma360 może korzystać z cookies, danych sesyjnych, local storage i podobnych technologii.

Mogą one służyć między innymi do:

• utrzymania sesji użytkownika,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• ochrony formularzy,
• zapamiętywania wymaganych ustawień,
• realizacji funkcji Platformy,
• analityki, jeżeli została aktywowana i posiada odpowiednią podstawę.

Technologie niezbędne do wykonania usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez dodatkowej zgody w zakresie dopuszczonym przez przepisy.

W przypadku technologii, które nie są niezbędne do działania usługi, ich zapis lub odczyt z urządzenia odbywa się po uzyskaniu zgody, jeżeli wymaga tego Prawo komunikacji elektronicznej.

19. Marketing i analityka

Firma360 może w przyszłości korzystać z narzędzi analitycznych lub marketingowych.

Jeżeli dane narzędzie wymaga zgody, zostanie uruchomione dopiero po uzyskaniu odpowiedniego wyboru użytkownika.

Użytkownik może wycofać zgodę na przyszłe działania w dowolnym momencie.

20. Ochrona antyspamowa

Formularze Firma360 mogą być zabezpieczane za pomocą narzędzi takich jak Cloudflare Turnstile lub innych systemów ograniczających działania botów i automatycznych nadużyć.

W związku z tym mogą być przetwarzane dane techniczne niezbędne do oceny bezpieczeństwa żądania.

21. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka oraz charakteru przetwarzanych danych.

Mogą one obejmować między innymi:

• szyfrowanie połączeń HTTPS,
• kontrolę dostępu,
• ochronę kont i sesji,
• zabezpieczenia antyspamowe,
• ograniczenia częstotliwości operacji,
• logowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
• aktualizowanie oprogramowania,
• kopie bezpieczeństwa.

Żaden system informatyczny nie może jednak zagwarantować całkowitego braku ryzyka.

22. Wiadomości prywatne

Wiadomości przesyłane w Firma360 nie są publicznie dostępne, ale system nie wykorzystuje szyfrowania end-to-end.

Administrator może posiadać techniczną możliwość uzyskania dostępu do ich treści w zakresie koniecznym do działania Platformy, bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń lub wykonania obowiązków prawnych.

23. Dane osób trzecich

Użytkownik nie powinien publikować ani przekazywać danych osób trzecich, jeżeli nie posiada odpowiedniej podstawy do ich wykorzystania.

Dotyczy to również zdjęć przedstawiających inne osoby oraz materiałów wygenerowanych przez AI wykorzystujących lub imitujących wizerunek rzeczywistych osób.

24. Osoby małoletnie

Firma360 jest platformą skierowaną przede wszystkim do relacji zawodowych i biznesowych i nie jest usługą kierowaną do dzieci.

25. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, rozwojem Platformy lub wdrażaniem nowych technologii.

O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani w Platformie, wiadomością e-mail lub innym odpowiednim kanałem.

26. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@firma360.pro.