Znalezienie wykonawcy jest dopiero początkiem współpracy. Później trzeba jeszcze porównać propozycje, ustalić zakres, zaakceptować warunki, rozpocząć realizację, reagować na ewentualne zmiany i na końcu odebrać wykonane prace.
To właśnie na tych etapach najczęściej pojawiają się nieporozumienia. Klient był przekonany, że dana funkcja znajduje się w cenie. Wykonawca uważał ją za dodatkową pracę. Termin został ustalony w wiadomości kilka tygodni wcześniej, zakres zmienił się podczas realizacji, a po zakończeniu trudno ustalić, która wersja ustaleń była ostateczna.
Dobrze zorganizowany proces współpracy B2B powinien ograniczać takie sytuacje. W tym poradniku pokazujemy, jak może wyglądać współpraca z wykonawcą krok po kroku oraz dlaczego Firma360 rozwija funkcje, które nie kończą się na samym znalezieniu firmy lub freelancera.
Aktualny zakres dostępnych i rozwijanych narzędzi można sprawdzić na stronie Możliwości Firma360.
1. Najpierw określ, czego naprawdę potrzebujesz
Zanim rozpoczniesz wyszukiwanie wykonawcy, warto możliwie jasno określić problem i oczekiwany rezultat.
Nie zawsze potrzebna jest gotowa dokumentacja techniczna. Klient nie musi wiedzieć, jakiego frameworka powinien użyć programista albo w jaki sposób specjalista od automatyzacji połączy dwa systemy.
Powinien jednak umieć odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
- co chcemy osiągnąć,
- jaki problem ma zostać rozwiązany,
- co według obecnej wiedzy powinno znaleźć się w zakresie,
- jaki mamy budżet,
- kiedy potrzebujemy rezultatu,
- czy istnieją szczególne wymagania dotyczące projektu.
Im konkretniejsza potrzeba, tym łatwiej później ocenić, czy wykonawca rzeczywiście do niej pasuje.
2. Wyszukiwanie wykonawcy - firma, freelancer czy specjalista?
Nie każdy projekt wymaga dużej agencji. Z drugiej strony nie każde zlecenie będzie odpowiednie dla jednej osoby.
Freelancer może dobrze sprawdzić się przy konkretnym zadaniu wymagającym jednej specjalizacji. Firma lub agencja może być lepszym wyborem przy projekcie wymagającym jednocześnie programowania, grafiki, marketingu czy koordynacji większego zespołu.
Dlatego przy wyborze warto analizować przede wszystkim dopasowanie kompetencji do projektu.
W Firma360 klient może przejrzeć firmy i freelancerów, ich profile, specjalizacje, usługi, portfolio, lokalizację i inne informacje pomocne przed rozpoczęciem kontaktu.
Nie chodzi więc wyłącznie o znalezienie firmy z odpowiedniej branży, ale o zawężenie wyboru do wykonawców, którzy rzeczywiście realizują podobne projekty.
3. Alternatywa: opublikuj zlecenie i pozwól wykonawcom odpowiedzieć
Nie zawsze trzeba samodzielnie przeglądać dziesiątki profili.
Jeżeli potrzeba jest już określona, można odwrócić proces i opublikować własne zlecenie. Wtedy zainteresowani wykonawcy mogą sami przedstawić propozycję współpracy.
Na rynku zleceń Firma360 zapytanie może zawierać między innymi informacje dotyczące potrzebnej usługi, budżetu, terminu i lokalizacji.
Dobrze przygotowane zlecenie pozwala od początku ograniczyć liczbę przypadkowych odpowiedzi.
Zamiast:
„Szukam firmy do stworzenia strony. Proszę o cenę.”
znacznie lepiej napisać:
„Potrzebujemy strony internetowej dla firmy B2B. Około 15 podstron, indywidualny projekt, blog, formularze kontaktowe i możliwość późniejszej samodzielnej edycji. Budżet 10-15 tys. zł netto, preferowany termin do dwóch miesięcy.”
Wykonawca od razu otrzymuje więcej informacji potrzebnych do oceny projektu.
4. Nie porównuj wykonawców wyłącznie po cenie
Po otrzymaniu kilku propozycji pojawia się kolejny problem: jak je porównać?
Dwie oferty mogą mieć podobną cenę, ale zupełnie inny zakres.
Przykładowo jedna może obejmować:
- indywidualny projekt graficzny,
- wdrożenie,
- wersję mobilną,
- migrację treści,
- testy,
- miesiąc wsparcia po uruchomieniu.
Druga może dotyczyć wyłącznie wdrożenia gotowego projektu.
Jeżeli porównamy tylko końcową kwotę, tańsza oferta może wydawać się korzystniejsza, mimo że w rzeczywistości obejmuje znacznie mniej.
Dlatego warto zestawiać również zakres, termin, model płatności, liczbę poprawek, odpowiedzialność wykonawcy i warunki późniejszego wsparcia.
5. Jasna oferta powinna określać, na co właściwie się umawiamy
Jednym z najważniejszych momentów współpracy jest przejście od ogólnej rozmowy do konkretnych warunków.
Im większy projekt, tym mniej powinno pozostawać w sferze domysłów.
Dobra oferta powinna w możliwie czytelny sposób określać między innymi:
- zakres prac,
- elementy niewchodzące w zakres,
- cenę,
- sposób płatności,
- termin,
- liczbę lub zasady poprawek,
- warunki gwarancji, jeżeli jest przewidziana,
- okres ważności propozycji.
Firma360 rozwija w ramach PRO 360 bardziej uporządkowany model ofert i ich porównywania. Aktualny status funkcji, takich jak Oferta 360 czy Porównywarka Ofert 360, jest publikowany na stronie Możliwości Firma360.
6. Akceptacja oferty powinna rozpoczynać konkretną realizację
Moment wyboru wykonawcy nie powinien oznaczać utraty wcześniejszych ustaleń.
Po zaakceptowaniu propozycji ważne jest, aby obie strony wiedziały:
- co zostało zaakceptowane,
- za jaką cenę,
- w jakim terminie,
- na jakich warunkach,
- co powinno wydarzyć się jako następny krok.
W Firma360 po zaakceptowaniu oferty zlecenie może przejść do procesu realizacji. Dzięki temu klient i wykonawca mogą pracować na wspólnym statusie projektu zamiast prowadzić całą historię wyłącznie w rozproszonych wiadomościach.
7. Status realizacji pomaga obu stronom
Jednym z częstszych pytań klienta podczas współpracy jest po prostu: „na jakim etapie jesteśmy?”.
Przy prostych zleceniach odpowiedź jest łatwa. Przy projekcie trwającym kilka tygodni lub miesięcy sytuacja może być bardziej skomplikowana.
Proces realizacji w Firma360 pozwala określać, czy praca oczekuje na rozpoczęcie, jest wykonywana, czeka na odbiór czy została zakończona.
Nie zastępuje to normalnej komunikacji pomiędzy stronami, ale daje wspólny punkt odniesienia dotyczący aktualnego etapu.
8. Co zrobić, gdy podczas realizacji zmienia się zakres?
Zmiany podczas projektu są normalne.
Klient może po zobaczeniu pierwszej wersji dojść do wniosku, że potrzebuje dodatkowej funkcji. Wykonawca może odkryć ograniczenie techniczne, którego wcześniej nie dało się przewidzieć. W trakcie realizacji może również pojawić się nowa potrzeba biznesowa.
Problemem nie jest sama zmiana.
Problem zaczyna się wtedy, gdy dodatkowa praca zostaje ustalona nieformalnie:
„Dobra, zróbmy jeszcze to.”
Po kilku tygodniach jedna strona uważa, że zmiana mieściła się w pierwotnej cenie, a druga oczekuje dodatkowej płatności.
Dlatego zmiana zakresu powinna określać przynajmniej:
- co dokładnie się zmienia,
- czy wpływa to na cenę,
- czy wpływa to na termin,
- czy druga strona zaakceptowała nowe warunki.
Firma360 posiada mechanizm zmian zakresu, w którym propozycja może zostać zaakceptowana albo odrzucona, a jej wpływ na cenę i termin pozostaje powiązany z realizacją.
9. Odbiór projektu powinien być częścią procesu
Zakończenie pracy przez wykonawcę i odbiór przez klienta to dwa różne momenty.
Wykonawca może uznać, że wszystkie ustalone zadania zostały wykonane. Klient powinien mieć możliwość sprawdzenia rezultatu i potwierdzenia, czy odpowiada zaakceptowanemu zakresowi.
Przy większych realizacjach warto już wcześniej ustalić:
- w jaki sposób będzie wyglądał odbiór,
- ile czasu klient ma na sprawdzenie prac,
- jak zgłaszane są ewentualne poprawki,
- co oznacza formalne zakończenie realizacji.
Im bardziej precyzyjne są zasady, tym mniejsze ryzyko sytuacji, w której projekt formalnie nigdy się nie kończy.
10. Dokumentowanie wykonanej pracy może mieć znaczenie
Nie każdy rezultat jest tak samo łatwy do pokazania.
W przypadku strony internetowej można zobaczyć gotowy serwis. Przy administracji serwerami, audycie, konfiguracji systemu czy działaniach marketingowych część wykonanej pracy może być mniej widoczna.
Dlatego w niektórych projektach przydatne są:
- raporty,
- dokumentacja,
- zrzuty ekranu,
- pliki wynikowe,
- protokoły,
- inne materiały pokazujące zakres wykonanych prac.
W ramach dalszego rozwoju PRO 360 Firma360 przewiduje również Proof of Work i Paszport Realizacji. Ich aktualny status należy sprawdzać bezpośrednio na stronie funkcjonalności Firma360, ponieważ platforma jest rozwijana etapami.
11. Gwarancja powinna mieć konkretne warunki
Samo zdanie „udzielamy gwarancji” może oznaczać bardzo różne rzeczy.
Przed rozpoczęciem projektu warto ustalić:
- jak długo trwa gwarancja,
- czego dokładnie dotyczy,
- jakie sytuacje są z niej wyłączone,
- w jaki sposób należy zgłosić problem,
- jaki jest sposób jego obsługi.
Firma360 rozwija także Gwarancję 360, której zadaniem jest powiązanie ustalonych warunków gwarancji z konkretną realizacją i historią późniejszych zgłoszeń. Aktualna dostępność tej funkcji znajduje się na stronie Możliwości Firma360.
12. Opinia ma większą wartość, gdy wynika z realnej realizacji
Po zakończeniu współpracy klient może podzielić się doświadczeniem.
Najbardziej wartościowe są opinie powiązane z rzeczywistym projektem, ponieważ mają konkretny kontekst.
Inaczej należy traktować anonimową ocenę bez informacji o współpracy, a inaczej opinię wynikającą z zakończonego zlecenia.
W Firma360 opinia może zostać powiązana z konkretną realizacją obsługiwaną przez platformę. Dzięki temu kolejni klienci otrzymują dodatkową informację przy ocenie wykonawcy.
13. Dobry profil wykonawcy ułatwia decyzję jeszcze przed wysłaniem zapytania
Cały proces może rozpocząć się znacznie sprawniej, jeśli wykonawca odpowiednio prezentuje swoją działalność.
Profil powinien pozwolić klientowi sprawdzić między innymi:
- czym firma się zajmuje,
- w czym się specjalizuje,
- jakie usługi oferuje,
- jakie posiada portfolio,
- gdzie działa,
- jakie posiada opinie,
- czy dostępne są informacje dotyczące weryfikacji.
Do analizy sposobu prezentowania profilu lub konkretnej usługi służy również Digital Score Firma360. Narzędzie pomaga wskazać elementy związane z kompletnością, treścią, wiarygodnością, sprzedażą i dopasowaniem do zleceń.
14. Bezpieczeństwo konta też jest częścią współpracy online
Jeżeli na platformie znajdują się zlecenia, rozmowy i informacje o realizacjach, znaczenie ma również bezpieczeństwo dostępu do konta.
Firma360 wykorzystuje mechanizmy ochrony logowania, a w zależności od konfiguracji mogą być dostępne między innymi potwierdzenie adresu e-mail oraz dodatkowa weryfikacja dwuetapowa.
Nie zastępuje to podstawowych zasad bezpieczeństwa po stronie użytkownika. Nadal warto stosować unikalne hasła, chronić dostęp do poczty i nie przekazywać danych logowania osobom trzecim.
Dlaczego Firma360 rozwija funkcje wykraczające poza samo wyszukiwanie firm?
Klasyczny katalog spełnia swoje zadanie do chwili, gdy klient znajdzie numer telefonu albo adres strony wykonawcy.
Tymczasem największa część współpracy zaczyna się dopiero później.
Trzeba jeszcze:
- porównać propozycje,
- wybrać wykonawcę,
- ustalić warunki,
- rozpocząć realizację,
- obsłużyć ewentualne zmiany,
- odebrać pracę,
- zakończyć projekt,
- obsłużyć późniejszą gwarancję, jeśli została ustalona.
Dlatego kierunek rozwoju Firma360 zakłada budowanie jednego ekosystemu obejmującego coraz większą część tego procesu.
Dokładny podział na funkcje dostępne, rozwijane i planowane jest publikowany na stronie Poznaj możliwości Firma360. To najlepsze miejsce do sprawdzenia aktualnego stanu platformy.
Firma360 nie zastępuje rozsądnej decyzji biznesowej
Narzędzia mogą ułatwiać proces, ale nie powinny zastępować oceny wykonawcy.
Przed większym projektem nadal warto dokładnie sprawdzić ofertę, porozmawiać z wykonawcą, ocenić jego doświadczenie oraz - tam, gdzie jest to potrzebne - zadbać o odpowiednią umowę i kwestie prawne.
Status weryfikacji czy wynik profilu nie są gwarancją jakości przyszłej realizacji.
Ich rolą jest dostarczenie dodatkowych informacji pomagających podejmować bardziej świadomą decyzję.
Jedna platforma zamiast wielu rozproszonych narzędzi
W tradycyjnym modelu informacje dotyczące jednej realizacji mogą znajdować się jednocześnie w:
- mailach,
- komunikatorze,
- arkuszu,
- dokumencie z ofertą,
- systemie do zarządzania zadaniami,
- osobnym folderze z plikami.
Przy prostym projekcie nie musi być to problem. Przy dłuższej współpracy odnalezienie właściwego ustalenia po kilku miesiącach potrafi jednak być trudne.
Firma360 rozwija się w kierunku modelu, w którym coraz więcej kluczowych informacji dotyczących współpracy pozostaje powiązanych z konkretnym zleceniem i realizacją.
Jak zacząć współpracę przez Firma360?
Jeżeli szukasz specjalisty, możesz rozpocząć od wyszukania wykonawcy albo przejść do rynku zleceń i opisać własną potrzebę.
Jeżeli oferujesz usługi, możesz zbudować profil, określić specjalizacje, publikować konkretne oferty i odpowiadać na zlecenia pasujące do działalności firmy.
Szersze informacje o idei serwisu znajdziesz na stronie O platformie Firma360.
Jeżeli natomiast chcesz sprawdzić dokładnie, co możesz zrobić jako klient lub wykonawca i które moduły są już dostępne, przejdź do strony Możliwości Firma360.
Podsumowanie
Dobra współpraca z wykonawcą nie kończy się na znalezieniu odpowiedniej firmy. Równie ważne jest porównanie propozycji, precyzyjne ustalenie zakresu, kontrolowanie zmian, przejrzysta realizacja i prawidłowe zakończenie projektu.
Im mniej kluczowych ustaleń pozostaje wyłącznie w pamięci lub rozproszonych wiadomościach, tym łatwiej obu stronom zarządzać współpracą.
Firma360 rozwija swoje funkcje właśnie wokół tego procesu - od wyszukiwania specjalisty i publikacji zlecenia, przez oferty oraz realizację, aż po dodatkowe narzędzia PRO 360 związane z zakresem, dokumentacją i gwarancją.
Aktualny zestaw funkcji wraz z oznaczeniem ich dostępności znajdziesz na stronie Możliwości Firma360 dla klientów, firm i freelancerów.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wygląda współpraca z wykonawcą krok po kroku?
Najczęściej proces obejmuje określenie potrzeby, znalezienie wykonawców, zebranie i porównanie ofert, wybór propozycji, ustalenie zakresu, realizację, odbiór oraz zakończenie współpracy. Przy większych projektach ważne jest również kontrolowanie zmian zakresu i dokumentowanie kluczowych ustaleń.
Jak porównać oferty kilku wykonawców?
Nie należy porównywać wyłącznie ceny. Warto zestawić także zakres prac, termin, liczbę poprawek, sposób płatności, elementy nieuwzględnione w cenie, gwarancję oraz doświadczenie wykonawcy.
Co zrobić, gdy zakres zlecenia zmienia się podczas realizacji?
Zmiana powinna zostać jasno opisana wraz z jej wpływem na cenę i termin, a następnie zaakceptowana przez obie strony. Pozwala to ograniczyć późniejsze spory dotyczące dodatkowych prac.
Czy Firma360 pozwala prowadzić realizację po wyborze wykonawcy?
Tak. Firma360 posiada proces realizacji powiązany z zaakceptowaną ofertą. Platforma rozwija również dodatkowe rozwiązania PRO 360 służące dokładniejszemu porządkowaniu warunków i przebiegu współpracy. Aktualny status każdego modułu znajduje się na stronie Możliwości Firma360.
Czy wszystkie funkcje PRO 360 są już dostępne?
Nie wszystkie. Firma360 rozwija moduły etapami, a ich status może się zmieniać wraz z kolejnymi wersjami platformy. Dlatego aktualny podział na funkcje dostępne, rozwijane i planowane należy sprawdzać bezpośrednio na stronie Możliwości Firma360.
